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Le pilotage du déploiement

Le pilotage du déploiement dans les projets de réduction des coûts d'impression se divise en quatres étapes principales durant lesquelles vont s'alterner différentes phases d'études / réalisations.
 

Gestion du projet : une méthode spécifique

Le déploiement d’une nouvelle flotte de matériel d’impression est un projet très sensible qui demande une maîtrise parfaite des processus de mise en œuvre du fait qu’il est réalisé la plupart du temps en « one shoot » site par site sans interruption de service.

L'étude préalable

L’étude préalable doit objectiver l’ensemble des processus indispensables au déploiement en s’adaptant à la nouvelle politique d’impression. La conduite du changement est à ce titre l’élément le plus important pour réussir la modernisation de son parc d’impression. Il est souvent indispensable de réaliser des sites pilotes pour valider le modèle élaboré lors de la phase d’audit sans préjuger des résultats du plan de conduite de changement. Les éléments structurants qui définissent la référence du plan de déploiement sont validés pendant la réalisation des sites pilotes.

Le plan de qualité

Un plan qualité est obligatoire pour vérifier que l’ensemble des procédures mises en place par les acteurs du projet sont en adéquation avec les phases et les livrables identifiés par la MOA. En effet le plan de formation doit impérativement réussir pour que les utilisateurs adoptent la nouvelle configuration. La communication n’est qu’un vecteur pour expliquer le changement mais l’appropriation de la nouvelle configuration passe automatiquement par un accompagnement spécifique dont la formation n’est qu’un élément structurant.

L'étude d'impact

Une étude d’impact préalable permet en général de se prémunir contre les évènements incontrôlables. Toutefois une analyse de risque est indispensable pour mesurer la probabilité d’occurrence des évènements et leur niveau de gravité afin d’anticiper les actions à appliquer en cas de réalisation d’un évènement.

Le dossier de site et le retour d'expérience

L’élaboration d’un dossier de site (par site géographique) sert à contrôler pendant la phase de recette que tous les éléments sont conformes au cahier des charges, mais aussi de contrôler par la suite les demandes d’évolutions potentielles émises par les utilisateurs sur une base objective.
Enfin le REX (retour d’expérience) permet de capitaliser sur les points forts et les points faibles identifiés sur chaque site pour piloter l’évolution du parc d’impression.
 

 
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